Entscheidungsvorlage Energieeinkauf für den Verwaltungsbeirat: Inhalt, Muster und typische Fehler

Was muss in einer Entscheidungsvorlage für den Stromvertrag einer WEG stehen?

Eine Entscheidungsvorlage für den Stromvertrag einer WEG enthält sechs Teile: die Übersicht aller betroffenen Lieferstellen, den Ablauf der Ausschreibung, den Vergleich der Angebote nach Jahreskosten, Laufzeit und Umfang der Preisgarantie, einen begründeten Vergabevorschlag und einen ausformulierten Beschlussvorschlag. Für Gasverträge gilt derselbe Aufbau. Jeder Eigentümer soll die Wahl ohne Rückfragen nachvollziehen können. Für Vorstand und Aufsichtsrat einer Genossenschaft gilt ein ähnlicher Aufbau, mehr dazu unter Energieeinkauf für Wohnungsgenossenschaften.

• Lieferstellenübersicht: Adresse, Zweck (Allgemeinstrom, Heizstrom, Zentralheizung), Zählernummer, Marktlokations-ID, Jahresverbrauch laut letzter Abrechnung, Vertragsende und bisheriger Lieferant. Wie eine solche Liste entsteht, zeigt der Ratgeber Lieferstellenmanagement.
• Ausschreibungsablauf: wann und bei welchen Versorgern angefragt wurde, mit welchen Eckdaten (Lieferbeginn, Laufzeit, Preismodell), bis wann Angebote eingehen sollten und wer abgesagt hat.
• Angebotsvergleich nach Jahreskosten: alle Angebote auf denselben Verbrauch und denselben Stichtag gerechnet, netto und brutto.
• Laufzeit und Preisgarantie: welche Preisbestandteile fest sind und welche weitergegeben werden dürfen. Hintergrund dazu im Beitrag Preisgarantie bei Strom und Gas.
• Vergabevorschlag mit Begründung: welches Angebot die Verwaltung empfiehlt und warum, einschließlich der Alternativen auf Rang zwei und drei.
• Beschlussvorschlag: der Wortlaut, über den die Versammlung abstimmt, oder die Ermächtigung der Verwaltung mit Preisobergrenze.

Welche Rolle hat der Verwaltungsbeirat beim Energieeinkauf?

Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht den Verwalter bei dessen Aufgaben (§ 29 Abs. 2 WEG). Über den Energieversorger entscheidet er nicht selbst, das tun die Eigentümer per Beschluss oder der Verwalter im Rahmen seiner Befugnisse nach § 27 WEG. Die Entscheidungsvorlage gibt dem Beirat die Grundlage, den Vorschlag der Verwaltung zu prüfen und mitzutragen.

Nach § 29 Abs. 2 WEG soll der Beirat außerdem Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung vor der Beschlussfassung prüfen und mit einer Stellungnahme versehen. Strom und Gas sind in vielen Wohnanlagen große Positionen in beiden Unterlagen. Ein Beirat, der die Vergabe anhand einer sauberen Vorlage verfolgt hat, kann diese Positionen später deutlich leichter beurteilen.

Der Verwalter darf nach § 27 Abs. 1 WEG ohne Beschluss nur Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung treffen, die nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen, sowie Maßnahmen zur Wahrung einer Frist. Nach § 27 Abs. 2 WEG können die Eigentümer seine Befugnisse per Beschluss erweitern. Im Übrigen beschließen die Eigentümer nach § 19 Abs. 1 WEG über eine ordnungsmäßige Verwaltung. Eine dokumentierte Vorlage zeigt, auf welcher sachlichen Grundlage diese Entscheidung getroffen wurde. Wer im Haus wofür zuständig ist, erklärt der Ratgeber Stromvertrag WEG: Wer entscheidet?

In der Praxis bewährt sich eine feste Reihenfolge: Die Verwaltung bespricht die Vorlage zuerst mit dem Beirat, arbeitet dessen Fragen ein und verschickt sie dann mit der Einladung zur Versammlung. Die Einladung soll nach § 24 Abs. 4 WEG mindestens drei Wochen vor der Versammlung zugehen. So haben alle Eigentümer die Unterlagen rechtzeitig und die Diskussion in der Versammlung wird kürzer. Welche Termine dafür über das Jahr anfallen, zeigt der Energieeinkaufskalender 2027.

Wie sieht eine Mustergliederung für die Entscheidungsvorlage aus?

Die Mustergliederung folgt der Reihenfolge, in der Beirat und Eigentümer erfahrungsgemäß fragen: erst was betroffen ist, dann wie ausgeschrieben wurde, dann was es kostet und zuletzt, was beschlossen werden soll. Die Platzhalter in eckigen Klammern ersetzen Sie durch die Daten Ihrer Gemeinschaft. Das Muster ist anonymisiert und enthält keine Zahlen eines echten Kunden.

Den Wortlaut für Abschnitt 7, einschließlich einer Ermächtigung mit Preisobergrenze, liefert unsere kostenlose Beschlussvorlage für den Energieeinkauf. Die Entscheidungsvorlage auf dieser Seite ergänzt sie um die Begründung, warum gerade dieses Angebot gewählt werden soll.

Halten Sie den Hauptteil knapp. Eigentümer lesen vor allem die Lieferstellenübersicht, die Vergleichstabelle und den Vorschlag. Alles Weitere, etwa die vollständigen Angebote oder Rückfragen an die Versorger, gehört in die Anlagen. In der Vergleichstabelle steht jedes Angebot in einer eigenen Zeile, der Bruttobetrag pro Jahr ist hervorgehoben.

Wie vergleicht man Energieangebote für den Beirat richtig?

Energieangebote vergleicht man für den Beirat nach Jahreskosten, gerechnet auf denselben Verbrauch und denselben Stichtag, netto und brutto. Der Arbeitspreis allein reicht nicht, weil Grundpreise, Laufzeit und Umfang der Preisgarantie die Kosten verändern. Netzentgelte, Steuern und Umlagen sind für dieselbe Lieferstelle bei allen Lieferanten gleich und werden deshalb einheitlich angesetzt.

Bewährt hat sich ein Rechenweg, den auch Eigentümer ohne Energiewissen nachvollziehen können: Energiepreis plus Netzentgelte, Steuern und Umlagen ergibt den Arbeitspreis gesamt. Arbeitspreis mal Jahresverbrauch plus Grundpreise ergibt die Jahreskosten netto, mit Umsatzsteuer die Jahreskosten brutto. Der Bruttobetrag gehört in der Vorlage hervorgehoben, denn er landet am Ende in Wirtschaftsplan und Hausgeld.

Für den Vorschlag zählt nicht nur die Rangfolge der Jahreskosten. Prüfen Sie, wie lange und für welche Bestandteile der Preis garantiert ist und was die Preisanpassungsklausel erlaubt. Ein Angebot ist nur so gut, wie der Lieferant den Preis über die Laufzeit hält. Weitere Kriterien beschreibt der Ratgeber Energieangebote richtig vergleichen, zur Wahl der Laufzeit lesen Sie Rahmenvertrag: die passende Laufzeit wählen.

Wie viele Angebote eine Gemeinschaft einholen sollte und was die Rechtsprechung dazu sagt, behandelt ein eigener Beitrag: Die Drei-Angebote-Praxis beim Energieeinkauf der WEG.

Welche Fehler machen eine Entscheidungsvorlage angreifbar?

Angreifbar wird eine Entscheidungsvorlage vor allem, wenn sie Angebote mit unterschiedlichem Stichtag oder Verbrauch vergleicht, nur den Arbeitspreis zeigt, den Umfang der Preisgarantie verschweigt oder den Vorschlag nicht begründet. Häufig fehlen auch einzelne Lieferstellen. Solche Lücken führen zu Rückfragen in der Versammlung und im ungünstigen Fall zur Vertagung, während die Angebote ablaufen. Wie Sie alle Lieferstellen vollständig erfassen, steht im Ratgeber MaLo-IDs und Lieferstellenverzeichnis.

• Lieferstellen fehlen: Tiefgarage, Außenbeleuchtung oder ein leerstehendes Hausmeisterbüro werden vergessen und bleiben in einem teuren Altvertrag oder rutschen in die Grundversorgung.
• Angebote mit verschiedenem Stand: Ein Angebot von heute neben einem drei Wochen alten ist kein fairer Vergleich, weil sich die Großhandelspreise inzwischen bewegt haben können.
• Netto und brutto gemischt: Bei Eigentümern entsteht so schnell der Eindruck, ein Angebot sei deutlich günstiger, als es tatsächlich ist.
• Bindefrist übersehen: Angebote gelten oft nur kurz. Liegt die nächste Versammlung später, braucht die Verwaltung eine Ermächtigung mit Preisobergrenze.
• Keine Spur der Ausschreibung: Wer angefragt wurde und wer abgesagt hat, fehlt in der Vorlage. Gerade das fragen Eigentümer bei einem Versorgerwechsel nach.
• Vorlage erst in der Versammlung verteilt: Wer die Zahlen zum ersten Mal am Abend der Versammlung sieht, stimmt ungern zu. Die Vorlage gehört deshalb zur Einladung.

Was bedeutet eine dokumentierte Entscheidungsgrundlage in der Praxis?

Eine dokumentierte Entscheidungsgrundlage heißt: Jeder Schritt vom angefragten Versorger bis zur Empfehlung ist schriftlich festgehalten und später nachprüfbar. Bei Ausschreibungen über Energiehelden24 gehört sie zur Leistung, mit Lieferstellenübersicht, Angebotsvergleich nach Jahreskosten und begründetem Vorschlag. Die Verwaltung legt sie dem Beirat vor und kann die Vergabe auch Jahre später erklären.

Wie eine Ausschreibung abläuft, aus der eine solche Vorlage entsteht, beschreibt die Seite Energieausschreibung für Hausverwaltungen. Mehrere kleinere Gemeinschaften lassen sich dabei in einer Bündelausschreibung zusammenfassen, die Vorlage wird dann je Gemeinschaft erstellt. Einen Überblick über Einkauf, Wechsel und Betreuung gibt unsere Seite zu Energieverträgen für Hausverwaltungen.

Hinweis: Diese Seite ist keine Rechtsberatung. Die Mustergliederung ist ein Vorschlag und sollte an Gemeinschaftsordnung und Beschlusslage Ihrer WEG angepasst werden. Im Zweifel lassen Sie Beschlusswortlaut und Zuständigkeiten rechtlich prüfen.

Quellen

• § 19 WEG, Regelung der Verwaltung und Benutzung durch Beschluss: gesetze-im-internet.de (abgerufen am 31.10.2026)
• § 24 WEG, Einberufung der Versammlung: gesetze-im-internet.de (abgerufen am 31.10.2026)
• § 27 WEG, Aufgaben und Befugnisse des Verwalters: buzer.de (abgerufen am 31.10.2026)
• § 29 WEG, Verwaltungsbeirat: gesetze-im-internet.de (abgerufen am 31.10.2026)